Организационный отдел

Руководитель:                                                                                                    

Зыкова Анна Анатольевна

Контактный телефон:  

8(38254) 5-28-47

Адрес:
636460, Томская обл.,
г.Колпашево,
ул.Кирова, 26, каб. 405

Email: klp-org@tomsk.gov.ru

Основной целью работы организационного отдела является обеспечение эффективной работы Администрации Колпашевского района в соответствии со структурой, утверждённой Думой Колпашевского района.

Основные задачи организационного отдела:

1. Организация документационного оборота в Администрации Колпашевского района.
2. Осуществление контроля за выполнением постановлений и распоряжений Администрации и Главы Колпашевского района, поручений Главы Администрации (Губернатора) Томской области и Главы Колпашевского района.
3. Осуществление работы по формированию планов, графиков, аппаратных совещаний, докладов, совещаний с главами поселений Колпашевского района, избирательными комиссиями.
4. Содействие избирательным комиссиям по подготовке и проведению выборов  на территории Колпашевского района.
5. Взаимодействие с органами местного самоуправления по организационным вопросам.
6. Организация работы по социальному партнерству.
7. Организация работы комиссии по присвоению звания «Почётный житель Колпашевского района».
8. Организация подготовки паспорта муниципального образования «Колпашевский район».
9. Организация работы по предоставлению муниципальных услуг.
10. Организация регистрации муниципальных контрактов Администрации Колпашевского района в соответствии с действующим законодательством, согласование и подписание муниципальных контрактов Администрации Колпашевского района на электронной площадке, формирование плана-графика размещения заказов Администрации Колпашевского района и размещение (обновление) его.
11. Организация подписки периодической печати для Администрации Колпашевского района.
12. Организация работы по ведению районной информационной системы (похозяйственная книга) «Регистр МО».
13. Осуществление работы по обращениям граждан.
14. Осуществление кадровой работы.
15. Обеспечение функционирования вычислительной и оргтехники.
16. Осуществление работы со средствами массовой информации.
17. Формирование, обновление списков руководителей организаций района, предприятий ЖКХ, поселений.
18. Организация работы по спискам присяжных заседателей Колпашевского района.

Основными функциями  организационного отдела являются:

1. Организация документационного оборота в Администрации Колпашевского района: 

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции (письма, факсы, телефонограммы, факсограммы, постановления и распоряжения Главы Колпашевского района, постановления и распоряжения Главы Администрации Томской области (Губернатора), Законодательной Думы Томской области, Законы Законодательной Думы Томской области,  решения Думы района, договоры, контракты).
• создание базы данных постановлений и распоряжений Главы Колпашевского района, печатание, тиражирование, рассылка нормативных документов. 
• организация ежемесячного формирования перечня всех принятых постановлений и распоряжений Администрации и Главы Колпашевского района и направление их в Колпашевскую городскую прокуратуру,  отправка каждые 10 дней всех принятых постановлений и распоряжений Администрации и Главы Колпашевского района в электронном виде в Колпашевскую городскую прокуратуру.
• организация отправки перечня всех принятых постановлений и распоряжений Администрации и Главы Колпашевского района и принятых правовых актов Администрации и Главы Колпашевского района в Комитет по государственно-правовым вопросам Администрации Томской области.
• организации выпуска Ведомостей ОМСУ Колпашевского района и официальной информации:
• подготовка, тиражирование, брошюровка, рассылка.
• формирование контрольной базы по постановлениям, распоряжениям и поручениям.
• формирование контрольной базы по входящей и исходящей корреспонденции.
• формирование контрольной базы по работе с обращениями граждан.
• формирование контрольной базы 1С.Предприятие-Кадры.
• работа с электронной почтой (отправка почты, получение, рассылка полученных сообщений).
• ведение реестра награждённых Почётными грамотами и Благодарственными письмами (Благодарностями)  Администрации Колпашевского района.
• подготовка текстов поздравлений и их оформление к знаменательным датам.

• составление графика встреч с населением Главы Колпашевского района, его заместителей совместно с депутатами Думы Колпашевского района в населённых пунктах района.
• организация работы по договорам и контрактам для нужд Администрации Колпашевского района:
• подготовка необходимых документов для проведения конкурсов и котировок на товары и услуги для нужд Администрации Колпашевского района;
• заключение договоров, контрактов на оказание услуг и приобретение товаров для нужд Администрации Колпашевского района;
• получение, хранение, учет и распределение канцелярских принадлежностей, необходимых для работы структурных подразделений;
• регистрация договоров, контрактов, соглашений с предприятиями, учреждениями области, города и района по вопросам, касающимся различной деятельности Администрации Колпашевского района и их рассылка.

2. Осуществление контроля:

• за выполнением постановлений и распоряжений Администрации и Главы Колпашевского района, поручений Главы Администрации (Губернатора) Томской области и Главы Колпашевского района;
• за правильностью оформления нормативно-правовых актов (постановления, распоряжения) Администрации Колпашевского района, исходящей корреспонденции;
• по своевременному предоставлению отчетов сотрудниками Администрации Колпашевского района и органов Администрации Колпашевского района о выполнении постановлений, распоряжений, поручений Главы Колпашевского района, Губернатора Томской области, Администрации Томской области;
• за ведением делопроизводства в структурных отделах Администрации Колпашевского района, оформление документов в дела согласно номенклатуры дел Администрации Колпашевского района, подготовка проекта номенклатуры дел Администрации Колпашевского района, отбор документов, передаваемых на хранение в муниципальное учреждение «Архив», организация хранения и экспертиза ценности документов.

3. Организация работы по формированию планов, графиков, аппаратных совещаний, докладов, совещаний с главами поселений, избирательными комиссиями:

• формирование плана работы Администрации Колпашевского района согласно представленных планов структурных подразделений.
• подготовка графика выступлений структурных подразделений, органов Администрации Колпашевского района, муниципальных учреждений  на аппаратных совещаниях.
• формированию Типовой формы доклада о достигнутых значениях показателей для оценки эффективности деятельности органов местного самоуправления МО «Колпашевский район» за предыдущий год, текущий и их планируемых значениях на 3-летних период.
• подготовка аппаратных совещаний при Главе Колпашевского района с приглашением представителей различных структур федерального, областного подчинения, общественных организаций, средств массовой информации.
• подготовка рабочих совещаний с главами поселений.
• организация работы по содействию избирательным комиссиям: 
• контроль и  регистрация (учет) избирателей, участников референдума на территории Колпашевского района для ввода в систему ГАС «Выборы»;
• по направлению  сведений о численности избирателей Колпашевского района по состоянию на 01 января и 01июля текущего года в Избирательную комиссию Томской области.

4. Содействие избирательным комиссиям по подготовке и проведению выборов на территории Колпашевского района:

• согласование с руководителями организаций, учреждений и предприятий по расположению избирательных участков на территории предприятий, учреждений.
• подготовка постановления об образовании избирательных участков на территории Колпашевского района.
• опубликование постановления Администрации Колпашевского района об образовании избирательных участков в средствах массовой информации.
• подготовка договоров по аренде помещений для расположения избирательных комиссий.
• в случаях необходимости проведение осмотра помещений для расположения избирательных комиссий.

5. Взаимодействие с органами местного самоуправления по организационным вопросам:

• сбор, рассылка информации по организационным вопросам.
• организация  работы по встречам должностных лиц с населением:
• сбор информации с поселений для подготовки отчёта о проведении главами муниципальных образований Колпашевского района регулярных встреч с населением.

6. Организация работы по социальному партнерству:

• проведение уведомительной регистрации коллективных договоров организаций, предприятий и учреждений Колпашевского района.
• формирование электронной базы в АИАС «Социальное партнерство Томской области».
• подготовка отчетов по уведомительной регистрации коллективных договоров и взаимодействие с Департаментом труда и занятости населения Томской области по вопросам социального партнерства и социально-трудовых отношений.
• организация работы территориальной трёхсторонней комиссии по регулированию социально – трудовых отношений на территории Колпашевского района.

7. Организация работы комиссии по присвоению звания «Почётный житель Колпашевского района»:

• приём пакетов документов на присвоение звания «Почётный житель Колпашевского района», проверка подлинности, проверка полноты комплекта документов.
• организация проведения комиссии по присвоению звания «Почётный житель Колпашевского района».

8. Организация подготовки паспорта муниципального образования «Колпашевский район»:

• сбор и обработка информации для подготовки паспорта.
• сведение полученной информации в паспорт муниципального образования «Колпашевский район».

9. Организация работы по предоставлению муниципальных услуг:

• организует работу координационного органа по организации межведомственного взаимодействия при предоставлении муниципальных услуг. 
• участие в работе координационного органа по организации межведомственного взаимодействия при предоставлении муниципальных услуг.
• осуществление мероприятий по переходу на межведомственное и межуровневое информационное взаимодействие при предоставлении муниципальных услуг на территории Колпашевского района.
• осуществление контроля за разработкой и утверждением административных регламентов в Администрации Колпашевского района и органах Администрации Колпашевского района.
• осуществляет контроль за разработкой и утверждением административных регламентов в Администрации Колпашевского района и органах Администрации Колпашевского района.
• осуществляет предоставление информации об исполнении плана мероприятий в региональную информационную систему по переходу на межведомственное и межуровневое информационное взаимодействие при предоставлении муниципальных услуг на территории Колпашевского района.
• осуществляет контроль за расположением административных регламентов назначенными ответственными (для перевода в электронный вид) в автоматизированной информационной системе (АИС) на Портале администрации Томской области.
• организует работу по ведению реестра муниципальных услуг муниципального образования «Колпашевский район».

10. Организация работы по муниципальным контрактам:

• по своевременной регистрации муниципальных контрактов Администрации Колпашевского района на Общероссийском сайте, закрытие муниципальных контрактов, внесение изменений в муниципальные контракты.
• по согласованию и подписанию муниципальных контрактов Администрации Колпашевского района на электронной площадке.
• по формированию плана-графика размещения заказов Администрации Колпашевского района и размещение (обновление) его.
• по регистрации пакета документов на проведение запроса котировок, по организации и проведению открытых конкурсов для направления в МКУ «Агентство».

11. Организует подписку периодической печати для структурных подразделений Администрации района:

• согласование со структурными подразделениями необходимости оформления подписки на те или иные подписные издания.
• подготовка договоров на подписку.

12. Организует работу по ведению районной информационной системы (похозяйственная книга) «Регистр МО»:

• сбор сведений с поселений Колпашевского района.

13. Работа по обращениям граждан:

• обработка и регистрация поступивших заявлений, жалоб и обращений граждан района в электронной базе с помощью программы Кодекс «Обращения граждан»;
• рассылка поступивших заявлений исполнителям;
• контроль за сроками прохождения документов и их исполнением;
• подготовка ответов заявителям и вышестоящим органам, их рассылка;
• составление графика приема граждан Главой Колпашевского района и его заместителями;
• организация приема граждан по личным вопросам;
• подготовка информации ежеквартально о работе с письмами и жалобами для Главы Колпашевского района и Администрации Томской области.

14. Кадровая работа:

• оформление распоряжений по личному составу;
• оформление личных дел работающих;
• ведение трудовых книжек: записи о приеме, увольнении, перемещении, поощрениях, подсчет трудового стажа и ознакомление работников администрации с записями;
• сверка документов военнообязанных; 
• заполнение трудовых договоров для оформления трудовых отношений с вновь принятыми;
• составление графика предоставления ежегодных отпусков;
• подготовка проектов распоряжений по выплате премии, дисциплинарным взысканиям, поощрениям, дежурствам в выходные и праздничные дни;
• подготовка и оформление документов к награждению районными, областными и правительственными наградами, характеристик;
• работа по определению муниципального стажа;
• работа с Пенсионным фондом (подготовка списков на оформление пенсий в текущем году, оформление пенсионных дел для предоставления в УПФР для назначения пенсии);
• обеспечение студентам прохождения производственной практики;
• работа по кадровому резерву;
• подготовка материалов на проведение конкурсов по замещению вакантных должностей;
• подготовка и проведение аттестации специалистов Администрации района;
• оформление отчетов, выдача справок;
• подготовка проектов положений, штатного расписания, должностных инструкций;

• организация повышения квалификации персонала.

15. Работа с вычислительной и оргтехникой:

• обновление правовой базы «Гарант»;
• внедрение новых информационных технологий;
• обслуживание, модификация и ремонт офисной и компьютерной техники в структурных отделах Администрации района;
• обслуживание локальной сети между отделами Администрации Колпашевского района;
• подготовка и настройка аппаратуры к видеоконференциям, проводимыми Администрацией Томской области;
• обслуживание внутренней АТС;
• заказ офисного оборудования и компьютерной техники для структурных подразделений;
• профилактические работы оргтехники;
• обслуживание Интернет-сайта муниципального образования «Колпашевский район».

16. Работа со СМИ:

• подготовка аукционной и котировочной документации для заключения договоров и контрактов на предоставление услуг по изготовлению и размещению информации в СМИ  Администрации района  и органов Администрации района;
• составление календарного плана по размещению информации в газетах, на телевидении, согласно представленных данных начальников отделов, управлений Администрации района и органов Администрации района, согласованные с заместителями Главы района по направлениям;
• подготовка документов к оплате на размещенную информацию в СМИ;
• подготовка графика проведения «горячих линий», графика размещения информации в СМИ органами местного самоуправления и должностными лицами администрации района;
• подготовка пресс-релизов для СМИ.

17. Формирование, обновление списков руководителей организаций района, предприятий ЖКХ, поселений района:

• бор данных посредством телефонной связи, посредством соответствующих запросов в организации, поселения.

18. Организация работы по спискам присяжных заседателей Колпашевского района:

• сверка списков присяжных заседателей, внесение изменений и дополнений.